Dans cet article vous apprendrez :
- à télécharger votre première base de sondés
- à manager votre base de sondés
Si notre équipe est toujours présente à vos côtés pour vous accompagner dans le lancement de vos démarches, nombre d'opérations simples peuvent être réalisées en toute autonomie grâce à OLYSTIC Insights.
La constitution et le chargement de votre base de sondés est une fonctionnalité déterminante pour le bon fonctionnement de la plateforme.
Accéder à l'espace sondés
L'accès à la base de sondés se trouve dans le menu de navigation orange (gauche de l'écran).
Il vous suffit de cliquer sur l’icône 
pour y accéder
Vous arrivez alors dans l'espace collaborateurs où vous pourrez :
- 1. Charger la base Rh des collaborateurs
- 2. Manager les sondés
Charger sa première base de sondés
Lors de votre première connexion, aucune information "sondés" n'est renseignée. Vous devez charger une base de données Rh pour pouvoir lancer votre premier questionnaire. Cette étape est obligatoire.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Importer".
Une fenêtre de téléchargement de votre fichier s'ouvrira. Vous pourrez alors télécharger le modèle type d'Olystic ou importer votre propre fichier.
Remplir sa base de sondés à partir du fichier de modèle type d'Olystic
Dans ce fichier Excel, renseignez les variables de segmentation nécessaires à vos futurs questionnaires en indiquant dans les colonnes dédiées les caractéristiques des collaborateurs (âge, service, ancienneté, statut, etc.).
- Attention : cette opération est importante car elle détermine les catégories de personnel qui serviront à l'affichage des résultats dans la partie "Tableau de bord". Des colonnes du fichier peuvent restées vides si elles n'ont pas d'intérêt pour l'enquête (par exemple, il est inutile de renseigner la variable "Pays" si tous vos collaborateurs sont tous en France) .
- Conseil sur le nombre de modalités par catégories de personnel selon votre effectif.
| Effectif < 100 : | 2 modalités par variable (ex : Cadre / Non-Cadre) |
| Effectif entre 100 et 500 : | 3 modalités par variable (ex : Cadre / ETAM / Ouvrier) |
| Effectif > à 500 : | 4 à 6 modalités par variable (ex : Cadre / Agent de maîtrise / Employé / Ouvrier) |
Attention : ne détaillez pas trop les modalités par souci de confidentialité, mais aussi par praticité pour l'analyse. 10-12 modalités est déjà un nombre important.
Pour chacun des collaborateurs les deux informations suivantes sont obligatoires :
- Matricule : obligatoire
- Email : obligatoire
Selon vos besoins, renseignez les variables nécessaires :
- Statut (ex : Cadre / Non-cadre)
- Manager (ex : Manager / Non-manager)
- Métier (ex : Technique / Support)
- Ancienneté (obligatoirement au format JJ/MM/AAAA)
- Age (obligatoirement au format JJ/MM/AAAA)
- Direction
- Site
- Service
- Pays
Importer votre fichier Excel pour configurer la base de sondés
Si vous avez déjà un fichier, vous pouvez l'importer.
Si vous choisissez de télécharger votre fichier, faites bien attention à opérer correctement le "match" entre vos variables et celles de la plateforme. En effet, ce sont elles qui déterminent la segmentation par catégorie de personnel et les possibilités pour la plateforme de faire une analyse comparative.
Lorsque la fenêtre de mapping s'ouvrira, vous pourrez alors indiquer à quoi correspondent dans la plateforme les catégories que vous avez chargées. Si vous avez utilisé le fichier modèle type d'OLYSTIC, tout est normalement déjà en ordre.
Une fois l'opération de Mapping réalisée, votre base RH est prête. Vous pouvez vérifier que tout est en ordre grâce au rapport d'importation.
Vous aurez alors accès à votre base de sondés pour lancer votre enquête !